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行政文秘综合技能提升

培训对象: 行政管理人员,文秘类、后勤类等相关人员。

课程目标: 1.了解行政文秘工作基本特点,明确自我角色定位。 2.培养积极主动心态,积极主动开展工作,强化责任心和使命感。 3.掌握五级情商的内容及职场情商的塑造方法。 4.掌握企业公文写作和处理的基本原则和方法,提升公文写作和工作汇报呈现效果。 5.掌握跨部门沟通技巧,读懂领导意图。 6.掌握事务统筹及时间管理技巧。 7.掌握会议管理的三个核心环节和处理技巧。

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行政文秘综合技能提升课程介绍

1.角色认知】0.5小时)

一、角色定位

(一)对行政文秘工作的认识

行政文秘工作三大特点:中综辅(中枢、综合、辅助)

行政文秘工作三大任务:文事会(文书、事务、会务)

(二)行政文秘人员核心三技能

1.写作力:文书表达清晰有力,制度流程精简落地,当好公司的“一支笔”。

2.沟通力:内外沟通八面玲珑,待人接物面面俱到,当好公司的“协调员”。

3.执行力:行政服务高效给力,日常管控保障到位,当好公司的“大管家”。

(三)角色三维度

三个维度的角色转换

1)对上:作为下属

〔案例分析〕一千个伤心的理由/把悲伤留给自己

(2)对内/外:作为同事/客户

(3)对下:行使管理职能

二、管理五时空

〔案例分析〕管理任务清单

 

2.职业心态】1.5小时)

一、心:积极心态

(一)四种人类天赋潜能

(二)操之在我

积极主动的基本原则

积极主动三步法

〔工具运用〕刺激-回应模型、情绪ABC、影响圈与关注圈、四大天赋

二、情:情商塑造

(一)IQ与EQ

你有多聪明?/你如何聪明?

〔案例分析〕被误读的情商

(二)情商塑造

〔案例分析〕怎样读懂领导意图?

两种思维

 

3.文】4小时)

一、规范:企业公文规范

(一)公文的定义、特点和要素

(二)公文种类变化及各文种适用范围

(三)公文行文规则

〔案例分析〕各文种行文关系与禁忌

            容易混淆文种的适用范围与区别

(四)** 新国家标准公文格式解读与企业公文接轨落地

1.公文格式各要素组成及排序

2.公文格式新旧标准的要素名称变化

3.公文格式新旧标准的要素编排变化

(五)法定公文格式的“三大纪律八项注意”

1.排版准备

2.实操演练(通用格式)

企业公文格式常见错误

〔案例分析〕常见公文规范答疑解惑

字体、段落格式上是否有标准化的要求?

如何使用分层序列数字编号?

发送单位存在多个,该如何确定先后顺序?

抄送注意事项?

〔工具分享〕用word制作标准格式公文:标准格式的word模板

(六)公文处理流程

二、技巧:文书写作技巧

(一)主题明

1.目中有人

2.标题说话

〔案例分享〕题好一半文

〔工具分享〕结构化地解读标题

(二)材料实

1.言之有物

〔工具分享〕结构化地收集材料

解决材料虚的三大工具:七何法、九宫法、思维导图法

2.删繁就简(删除、合并、缩减)

(三)结构清

1.结构思考

1)结构化思维三字决

A.点

〔工具分享〕说出来的精彩:SCQA模型

B.纵

C.横

〔案例分享〕分类(金字塔思维与结构)

有序(清步骤、突重点、剥细节)

(2)结构化的434法

    2.形象表达

(字不如表,表不如图)

〔工具分享〕图表分类选择表

〔工具实战〕PPT制作实战:怎样将WORD文档的汇报转化为精美PPT?

(四)语言好

1.情理交融

  1)语言的六个维度

(2)法定公文语言特点:确实重要:准确、平实、庄重、简要

2.视觉传达

三、提升:写作实操演练

 

4.事】3小时)

一、高效协同

(一)高效协同三步法

1.清目标

〔案例分析〕沟通三层次与角色定位

    1)向上沟通(有胆)

〔案例分析〕汇报时机如何选?

(2)向下沟通(有心)

(3)平级沟通(跨部门沟通)(有肺)

2.用技巧

    1)三借

① 借结构

〔工具实战〕工作汇报四步法

② 借工具

③ 借平台

(2)三会

① 听

〔工具实战〕深度倾听三步法

② 问

③ 答

(3)三能

〔案例分析〕先解决心情,再解决工作。

〔工具实战〕有魔力的肯定认同话术

3.出行动

〔案例分析〕职场老鸟与菜鸟的不同沟通方法


(二)4P风格与团队沟通

二、统筹兼顾

(一)流程管理

〔案例分析〕流程一改,魔鬼变天使

〔工具实战〕流程图绘制与规范

(二)文档管理

1.知识管理新理念—现代企业的档案管理

2.文件归档五步法

3.企业电子文件的安全管理

〔案例分析〕企业知识地图应用

企业档案数据库

(三)印章管理

1.印章安全管理

〔案例分析〕印章风险知多少?

2.用印流程规范

(四)5S管理

5S在行政管理中的应用(腾空间—赢时间—亮眼—养眼—养心)

(五)环境管理

〔案例分析〕企业文化打造

(六)资产管理

(七)费用管理

(八)时间管理

1.立刻做

〔案例分析〕时间三陷井:拖延、欠管、无序

工作拖拉怎么办?

2.系统做

3.享受做


5.会】3小时)

〔课程导入〕

1.会议管理的目的

2.会议管理三要素

3.会议管理五原则

〔案例分析〕你开过这样的会吗?领导开会,员工陪会。

一、会前:准备细密

(一)策划

1.好会议是策划出来的

1)定议题

(2)定分工

(3)定方案

〔案例分析〕怎样让会议通知和议程更准确?

2.会议策划三基原则

〔工具分享与运用〕高效会议策划

(二)通知

(三)备料

〔工具分享与运用〕会议备料清单法

(四)布场

1.会议布场时经常会忽略的细节

A.布场地

  B.布讲台

C.布座位

D.主席台

〔案例分析〕细节决定成败

2.接待统筹十字决

〔案例分析〕人行费用首先想……

二、会中:应对自如

(一)开场

〔案例分析〕如何让会议开场更有吸引力?

〔工具分享与运用〕高效开场技巧

(二)监控

  1.参会人情绪不佳怎么办?

先处理心情,再处理工作。

〔案例分析〕有效的情绪应对技巧

2.参会人参会度不高怎么办?

3.发言人超时怎么办?

4.主持人开场技巧

5.主持人控场技巧

〔案例分析〕会议主持五事项

6.主持人收场技巧

〔情景模拟〕会中突发情况处理

(三)记录

1.会议记录三要

2.会议记录八法

三、会后:跟进到位

(一)回顾

(二)跟进

1.计划督导法

2.工作销项法

〔案例分析〕会后跟进的三个公式

(三)反馈

课程总结

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