课程概述/Overview

课程描述

企业竞争日趋激烈，技术迅猛发展，信息化渗透到各行各业的每一个角落，许多公司在酝酿新的发展和变革，从而创造更大价值。在企业战略实施和新变革的努力过程中，离不开人和组织的强力保障，办公室秘书作为行政管理者这个企业的中枢骨干和企业政令的执行者，担负着艰巨的任务和挑战。

 本课程结合中国企业的实际情况，同时融合了欧美先进的行政管理技术精华。

课程收获

重新认识办公室秘书或助理作为行政管理者在现代企业中应扮演的角色

全面掌握办公室秘书或助理应具备的各项行政管理技能和方法

进一步明确办公室秘书或助理的各项职责

提升办公室秘书或助理的统筹管理艺术

课程大纲/Outline

第一部分  办公室秘书高级行政管理的核心职能

办公室秘书的管理

办公室秘书负责管理规则的建立和执行

办公室秘书的资源管理：供给--保管--维护--更新

办公室秘书负责文化塑造：办公室行为系统

办公室秘书建设舆论导向团队建设企业形象

办公室秘书负责企业内部管理制度

办公室秘书的协调与控制

物力协调：资源调配与控制

人力协调：部门协作与危机处理

成本控制

办公室秘书的服务

为“企业的前线”倾斜服务

企业内部的“共享式”服务

办公室秘书执行力

为什么制度会形同虚设

把握 “松” “紧”分寸

提高办公室的执行力

第二部分  办公室秘书的素质要求

针对问题的思考方式-“流程”与“危机处理”

面向客户的服务态度

24小时快速应答式的问责制度

放眼未来的战略家“行政事务化”与“行政规划周期”

第三部分  办公室秘书的核心管理技能

技能一：办公室秘书高效工作的第一步——取得领导的信任

办公室秘书怎样得到领导的信任

处处维护领导的形象

委曲求全

怎样取得上司的依赖

承诺上司的艺术

慎用解释的艺术

办公室秘书如何与领导相处

技能二: 办公室秘书的时间管理

办公室秘书为何要管理时间

时间失控的原因

避免干扰

跳脱时间陷阱

办公室秘书进行时间管理和工作安排的系统方法

利用时间管理矩阵排定工作重点和优先顺序

利用时间日志诊断自己的时间利用情况

设定工作和生活的长期和短期目标

利用日程计划表安排日程

控制时间的实用

技能三：办公室秘书的沟通协调与绩效激励

办公室秘书掌握有效的沟通协调

如何与下属沟通

如何与其它部门经理沟通协调

办公室秘书促进绩效的激励

应具备的心态  

如何激励下属

如何进行自我激励

有效沟通与激励的三步曲

如何进行团队激励

技能四：办公室秘书公文写作与处理

处理规范化的必要性

公文处理中的常见病及其诊治

促进公文处理规范化亟待解决的几个问题

技能五：办公室秘书应掌握的基本礼仪与访客接待

专业形象塑造

商业社交礼仪

办公室礼仪

工作礼仪

商务应酬礼仪

国际习俗

接待流程

接待重要客户的注意事项

来访电话对策

案例分析

第四部分 办公室秘书的管理职责

职责一： 办公室秘书的行政管理

办公用品管理及信息管理

办公用品申购、领用的流程及制度

建立固定资产台帐，确定责任人

维护各类办公设备的正常使用

信息的收集  

信息的整理  

信息的传递  

信息的利用  

信息的储存  

信息的保密

职责二：办公室秘书的档案管理

档案的收集

档案的整理

档案的鉴定

档案的保管

职责三：办公室秘书的会议管理

认识会议组织的重要性

如何规划一场好会议

会议组织者的必备技能

有效促进发言的方法

会议结束前组织者工作要点

职责四：办公室秘书的后勤管理

生活福利的管理

员工福利管理

社会保障管理

医疗卫生管理

图书资料的管理

宿舍与食堂的管理

车辆的管理