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董栗序

高效会议管理技巧

董栗序 / 日本产业训练协会MT...

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课程背景

提高会议效率、发挥会议功能、避免人力物力财力浪费、降低经营成本、达成人力资源效率化,是领导者们推动企业效率的重要课题,他们急切需要有效的“会议管理”。 有效会议管理,是有用的管理工具:它能达成高效沟通意见,做出好的决议,使执行者认同,共同努力达成企业战略目标,它的重要性,呈现在行动管理、技术管理及目标管理之上。 《高效会议管理技巧》一课,从培养出色会议主持人出发,统筹会议全局,分析议题轻重,有的放矢分派时间,并巧用会议管理工具,使会议有效进行,最终达成企业会议的目的。

课程目标

1. 了解会议的种类与功能,剖析影响会议效率因素 2.掌握会议进行前应进行的准备工作,明确会议目标及内容 3.掌握会议主持技巧工具,鼓励与会者积极参与,使会议达成共识 4.了解和处理会议中消极行为与应对 5.掌握追踪会议结论方法,使会议决定高效落地 6.作为与会者,掌握高效参会技巧,

课程大纲

课程大纲Course Outline

第1单元 影响会议效率因素与会前准备

1.1会议的种类



研讨:我们公司常主持参加会议有哪些?



不同种类会议不同侧重点?

             1.2会议效率低下的九大杀手



导入案例:漫无目的的会议



             研讨:赵刚会议管理上存在哪些问题



             影响会议因素



                一言堂、主题不明确、议程不清晰、没有结论、选错参会者…



             思考:我所主持或参加会议存在问题



             1.3会议固定流程规范



             例:不同会议流程模版



             会议模拟:我是坐在喜欢看书旁边的张力

             高效会议的八大特征



             版权视频案例:我要去开会



            1.4 会前的准备



             无需开会的五个如果

             必须开会的五个如果

             决定与会人员

             会议准备的内容清单

             主持人如何做会议准备

             版权视频案例:会议五步骤



   【小结】了解公司会议种类及侧重,会议低效原因剖析,会议流程规范,会前查点清单,哪些情况必须或无须**开会解决。

第2单元 会议的过程管理

2.1成功会议的五种策略



             1)如何做好开场白

             2)如何做好会议时间管理

3)如何掌握议事进度

4)如何达成决议-决策方法



                 如何形成决策达成共识

                 四种团队决策方法



              案例:斯坦福大学难题

5)如何圆满结束会议

              2.2会议中沟通与回馈技巧



              如何专业表达自己的观点和意见



              倾听的技巧



              建设性回馈



              提问技巧



 开放式、封闭式、引导式、清单式、假设式 …



              活动:扑克牌提问

              2.3如何处理会议中典型问题

1)偏离议题,习惯性跑题

2)提问后,无人回应

3)个别与会者滔滔不绝

4)私下开小会

5)产生分歧,激烈争论

              会议中消极影响行为



       唠叨型、好战型、扼杀型、强势型、干扰型    



              版权视频案例:会议中不良行为应对

              2.4不同会议类型不同工具



                引导术、头脑风暴法、SWORT分析、六顶思考帽 …



              电话会议要点



              视频会议要点

              2.5现场演练:太空生存



                (分工:主持人、领导人、计时员、记录员、参会者)



              观察员点评



  【小结】作为主持人主持技巧,如何控场,如何沟通协调引导与会者达成目标,如何决策形成方案,如何应对会议中不良行为,如何快速达成共识,如何让会议更具有成效。

第3单元 会后追踪

             3.1参会者跟进内容

          3.2主持人跟进内容



             工具:会后跟进表单

             3.3评估会议 提供“会议评估维度”  

             3.4跟踪执行

                问责制度

             解决“会上做好的决议,会后执行不到位”的问题



【小结】会后跟进工具技巧,建立汇报制度,对会议成果进行评估,如何解决会议决定。



第4单元 参会技巧



          4.1做一个高效的与会者



         如何汇报工作

         如何提建议

          4.2做好准备工作

             调查情况

             专业地表达你的提案

          准备好应对反对意见

          4.3发言要言简意赅

             要切中要害

             不要偏离议程

          无话可说,闭上嘴!

          4.4保持冷静,彬彬有礼

              提出问题,而不是对质

              表明你在倾听,尊重他人意见

           承认自己的弱项,认可他人的强项

  【小结】作为部属参会技巧,如何**会议提建议和方案,如何汇报工作,如何处理分歧达成共识,如何积极高效参加会议。      

附录:会议管理工具



         会议议程表  

          会议执行跟踪表

          会议问责表

          成功的会议评估维度

          六顶思考帽

          引导技术(促动技术)  

          金字塔原理

         

  行动计划

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