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高级秘书行政助理技能提高训练 郭平

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课程目标

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天,企业对秘书水平要求也越来越高,对秘书人员的专业素质也提出更高的要求,秘书人员没有受过系统的专业知识和技能的训练,仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好秘书工作的。很多时候想为领导做得更多,却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作,很难“想领导所想,急领导所急”,成为领导不可或缺的得力助手;经常听到公司领导对下属抱怨行政管理工作不到位,而从事行政管理工作的人士,整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,不知如何让行政管理工作变得更有效率,更好地体现自己的职业价值;想快

课程大纲

 

**部分  秘书角色认知

一、秘书的职业特性与素质要求

1、准确自我定位

  高级秘书与初级、中级秘书工作内容有什么不同

——视频:为什么不提拔我?

——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

  秘书与助理区别

2如何提升秘书人员的素质

  优秀与一般的差异——修炼良好心态

——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

**种人认为:秘书就是个“万金油”角色;

第二种人认为吃年轻饭,混日子;

第三种人是有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

——案例:老板眼中的五星级秘书/助理

二、秘书职场礼仪规范

    1、塑造良好的个人职场形象——你的形象直接影响公司形象

          职业形象六要素

          “拒绝”着装败笔——着装误区

          恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

          ——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

          ——案例:你的老大用你做秘书,她的品位也不过如此了

2、基本职场礼仪

  办公室礼仪

  待礼仪——形体仪态的训练

            站姿—体态美的起点  

坐姿—高雅仪态的展示

  走姿—动态美的展示 

表情—内心世界的窗口:目光、笑容

          接待礼仪

            有约接待  

无约接待

          电话礼仪与应对技巧

          ——现场演示:如何着装让我更优雅和自信

三、办公场所5S管理

         5S的概念

         推行5S的重要性

  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

         长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧

职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大

从改变自己开始吧!

——案例:为什么有需求,见了你后需求就没有了

第二部分  工作技能篇

一、高级秘书的时间管理及工作统筹要求

1、时间管理的误区

 2、时间统筹的5种方法

          

——现场演示:整理你平时工作中1天的时间,临时工作所在你一天工作中的比例多数?

              盘点你的工作效率。

3、练习2:整理一个秘书的工作日程

         时间管理小窍门

         办公室事务处理技巧

       上级的时间管理与安排

   

上司出差日程管理与工作计划

       案例:如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

 如何管理好你的时间,让自己活出精彩?

  案例:从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事,不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内,获得15年的工作经验?其实是可能的,老师亲身经 历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理

  成功组织会议的技巧

          组织阶段的工作:

——会前准备

——会中协助

——会后整理

          会议座次安排的学问

           ——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

           ——案例:如何应对会议中的“漏洞”?

三、信息、文档管理与运用

    1信息收集

         信息工作的六个基本要求和三个诀窍

  收集信息工作的三个诀窍

2文档管理

  文档分类及储存的工作规范

  文档查阅及分装的工作规范

     文档销毁及保密的工作规范

——案例:李秘书的返工引起的深思

四、高级秘书公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求

2、行政公文写作的方法

◇写作原则

◇写作特点

3常用行政公文写作规范及训练

  通用公文:

通知

                请示

                 批复

              

   事务公文

工作计划

                工作总结

                会议纪要

现场模拟:会议记录及纪要训练

现场研讨:领导公文文种混淆(关于……请示报告),您如何处理来?

第三部分  统筹管理篇

  

一、   高级秘书人际沟通与工作协调技巧

   ——游戏导入:**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

1、成功沟通的秘诀

     学会聆听:不轻易打断对方的话

  怎样反问:了解对方的需求

  如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

  表明立场:拒绝的艺术

  提出解决方案:提出2-3个解决方案

——案例:如果是你该怎么说?

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2、有效沟**程及环节

  信息发送、接收、反馈——沟通漏斗

  有效发送的技巧

 ——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

3、认识你的沟通对象

     与上级沟通的原则

  与各种性格的领导打交道技巧

  跨部门的沟通技巧

  与客户沟通

——游戏:究竟是谁的错?

研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具

——只有“懂领导”才能帮领导

二、高级秘书人员办公室事务管理

1、了解企业行政管理内容:

  后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

  办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

  员工安全和保密工作

三、事物性项目性工作的组织管理

  事务工作有哪些

     学会列事务清单

  用项目计划管理工作

        ——现场演示行政事务工作:1搬家后员工提出不满,如何解决?

     2、如何合理安排分布办公室?

     3、如何为上司整理办公室?

  

四、秘书的自我情绪控制与压力管理

——现场测评你的压力等级

1、培养快乐的心理                  

2、战胜你的弱点

3、如何有效控制情绪的技巧

4、如何进行压力管理的方法

【实施方式】

讲授、小组讨论、案例分析、角色扮演、情景游戏、堂后考试等。

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