课程背景

你在公司是上司“身边”的人，看起来似乎冠冕堂皇，却不明确自己未来职业发展方向是什么？想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？看着上司每日繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知如何下手？。接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系等都离不开行政、秘书和助理的角色，高水平的工作水平是保证领导和组织工作效率的重要条件，但做一个专业的、出色的行政、秘书/助理却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业行政、文秘工作设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

学员获益

1.了解专业行政、秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。

2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，公文写作以及上司的行程管理。

3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。

4.学习专业行政、秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

5、掌握企业危机公关管理和舆情应对方法。

授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间：2天；12小时

课程大纲

一、专业行政人员、秘书/助理人员的职业化素养

1.专业秘书/助理的定义与职业价值

v行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

v企业需要什么样的行政人员

2.认清秘书/助理的十四项职责

3.专业秘书/助理必备的技能与素质

4.准确自我定位

v初级：事务性文员

v中级：事务性文员＋协助管理

v高级：独立管理＋事务处理

5.专业行政、秘书/助理的工作法则

v摆正位置

v积极主动

v细心准确

v严守机密

v诚恳有礼

二、如何提升行政、文秘工作效率

1.高效率的文档管理技巧

v文档管理的方法、原则及流程

v高效名片管理-大大提升老板业务能力

v如何运用信息科技进行客户关系管理

v高效助理秘书必备之文书管理技巧

v如何成为全方位信息整合工作者

2.如何为上司与自己管理时间

v80/20原理的应用

v优先级的排定

v避免秘书人员的时间管理陷阱

v如何优化上司的时间安排

3.会议管理技巧

v会议 ( 活动 ) 的种类

v会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理

v会议记录训练

4.上司出差行程管理技巧

v行前安排

v为上司搜集资料

v制定完备行程表

5、企业常用公文写作

v公文写作概述

公文的类别和行文关系

公文写作的原则

公文写作的步骤

公文写作的规范：格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

v企业常用公文的写作

通知

请示与报告

批复

函

会议纪要

工作总结

工作计划

三、专业行政人员、秘书/助理人际沟通技巧

1.成功沟通的秘诀

v沟通的定义

v沟通的双向性

v保证沟通成功的三原则

2.有效职场沟通技巧

v人际风格的类型：DISC工具导入

v如何与上司沟通

v如何与同事沟通

v如何与客户沟通

3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

v积极倾听

v同理心

v正向引导法

v赞美法

四、专业行政人员、秘书/助理的形象塑造

1.女性行政人员的着装要求

v职业装的选择

v鞋、袜、包的搭配

v巧用首饰、丝巾及其它配饰

2.男性行政人员的着装要求

v公务西装的选择

v穿西装的十大误区

v衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

3．专业秘书/助理的场合着装

v正式严肃的会议场合

v商务休闲的办公场合

v优雅从容的社交场合

4.合宜的仪表修饰

v化妆、修面、发型

5.专业的仪态

v站、坐、走、蹲、手势、微笑

五、专业行政人员、秘书/助理的礼仪与应对技巧

1.商务用语礼仪

v交谈礼仪

v接打电话礼仪与技巧

v电子礼仪：电子邮件、手机、传真等

2.商务往来礼仪

v专业的接待态度

v招呼技巧

v介绍时的原则

v握手技巧

v交换名片

v行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

v不同的送客方式

v拜访的宜与不宜

v馈赠礼仪

3.商务餐饮礼仪

v中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

v西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

六、危机管理和舆情应对

1.  危机涵义及中国式解读

2. 危机公关原则

1) 战略先行原则

2) 预防第一原则

3) 制度保障原则

4) 全局利益原则

5) 勇于担责原则

6) 积极主动原则

3.  企业各发展阶段可能出现的危机

1) 创业期

2) 成长期

3) 成熟期

4． 危机处理及危机事件时的媒体应对

1) 应对原则

2) 防范机制

3) 工作流程

4) 危机处理十八式

5. 危机公关处理的标准流程

6. 新媒体时代下的网络舆情管理的具体做法

七、结束语

1.分享与回顾

2.行动计划