“办公室管理与办公氛围”

**讲  职场素养

l 做拍手游戏

一、学习力

1. 关  系

贵人提携固然重要

机会只垂青有准备的人

关系是泥饭碗会碎

2. 学 历

硕士劫匪与文盲老大

危机感与优势感

青蛙效应   

铁饭碗会锈

3. 学习力

人和人之间是有差别的

l 做举手游戏

学习励志

只有知识才是真正属于自己的

气质修炼

塑造自己学习力是金饭碗

4. 办公室学习氛围的营造

提升组织核心能力

企业如何营造良好的学习氛围

二、赢在人际

沟通不畅

l 高台游戏

l 敲背游戏

1. 良好的沟通基于人际

2. 人际关系的重要原则

相互倾轧成功得更悲哀

3. 情感投入

4. 不要忽略周围的任何一个人

5. 打招呼的距离效应

6. 人际沟通技巧 2 招

与人交往时

笑一笑

7. 沟通语言

言多必失、祸从口出

地点；试衣间

投票选班花

启 示

与领导沟通技巧

第二讲 办公室氛围的营造

一、办公室主任的作用

（一）办公氛围

办公氛围的核心

（二）营造良好工作氛围的主体

领导    全体员工

1. 领导作为主体

群羊效应

l 游戏领导应是典范

2. 定 律

拥有真正属于自己的员工

3. 讲人情

4. 人性化管理

5. 批 评

6. 不要吝啬你的掌声

鸭子效应

启 示？

7. 有效的管理

当你此刻很忙的时候，就问问自己

李嘉诚谈“忙” 

二、员工作为主体

1. 人的两面性

营造良好的办公室氛围是可能的

2. 学会改变我们自己

l 做改变游戏

学会站在别人的角度

对“改变自我”的质疑

真正失去自我

不要成为异类

外圆内方你才能走得更远

3. 自我定位

4. 高尚做人

5. 小 人

小人百态

三、营造良好的办公室氛围的目标

测 评

目 标

具体表现

鹰一样的做人，狼一样的集体

办公氛围的高境界

影响良好办公氛围营造消极因素

四、办公氛围的元素

1. 鲶鱼效应

鲶鱼型人才的特点

2. 办公室精神领袖

l 做竹竿游戏

办公室精神领袖

办公室精神领袖的定位

办公室精神领袖的意义

3. 男女搭配干活不累效应

（1）有趣的现象

异性面前的表演欲望

外激素作用

（2）和女同事一起

男人的成就感

修身养性

（3）和男人共事更安全

女性更在乎男同事的关注或赞赏

4. 办公室人员的性别安排

男女互补性

男女搭配也有前提

5. 不要将暧昧作为提高效率的动力

第三讲  职场礼仪

一、 亲和力

与同事建立亲和力

亲和力与你的建议

（一）如何培养亲和力

1. 尊重别人

种瓜得瓜，种豆得豆

山谷效应

唾沫也会落在自己的脸上

3. 乐于助人

雪中送炭

关怀的话语

3. 心存感激

（1）人与人的关系微妙不过

滴水之恩 涌泉相报

（2）存一份感激之心

4. 优秀员工都具有非凡的亲和力

（1）博取同事的信赖

（2）喜欢有友谊基础的人打交道

（3）亲和力的建立

（二）亲和力表现微笑

1. 微笑的风采

建 议

2. 文明的举止

3. 是礼仪中通常的表达方式

（三）微笑的锻炼

谁的微笑打动了你

“微笑”也惹祸

二、 办公室男士服饰礼仪

仪容仪表

（一） 男士服饰及其礼节

1. 服饰原则及其礼节

（1）工作时要穿工作服

（2）鞋子是工作服的一部分

（二）男士西装着装的讲究

1. 要配套和得体

2. 要穿好衬衣

3. 应注意纽扣的扣法

4. 要注意整体协调

5. 要注意领带的选择和佩戴

领带与衬衫的配色规律

6. 领带的长度和领带夹

（一）化妆的原则

1. 办公室淡妆适宜

2. 办公室化妆禁忌

（二） 女士服装礼仪

女士服装礼仪

1. 面料选择

2. 色 彩

全部色彩不要超过两种

3. 尺 寸

（1）长短

（2）宽窄肥瘦

（3）尺 寸

4. 穿着到位

（1）衣扣必须全部系上

（2） 年龄、体型、气质、职业等特点

（3）袜子

5. 妆 饰

（1）不宜添加过多的点缀

（2）佩戴与化妆

6. 搭 配

（1）衬衫与外套和谐

（2）皮鞋

（3）袜子

7. 办公室女士的禁忌

四、办公室言谈举止

（一）言谈礼仪需遵循的原则

1. 充分聆听的原则

2. 言语有度的原则

（1）适 时

（2）适 量

（3）适 当

（4）实事求是

（二）谈吐礼仪

办公室礼貌用语

（三） 办公室仪态礼仪

肢体语言的组成

1. 目光交流

（1） 目  光

（2） 目光交流的方法技巧

1）眼睛是心灵的窗户

2）目光的表意及反馈

3）与人见面时

4）忌讳目光

5）视线范围

6）目光会意

7）目光抬起

2. 怎么正确使用目光交流

（1）接纳法

（2）恋视法

（3）回视法

（4） 目光确认法

（5）抱 歉

五、办公室身体姿态礼仪

（一） 站如松

1. 双手插在裤袋

2. 双手交叉抱胸前

3. 歪倚斜靠

正确的站姿

（二） 坐姿礼仪

办公室女士正确坐姿

办公室女士错误坐姿

男士两腿之间可有一拳的距离

男性跷腿

（三） 办公室蹲姿礼仪

1. 男士高低式蹲姿

2. 女士交叉式蹲姿

3. 半蹲式蹲姿

4. 半跪式蹲姿

5. 无论是采用哪种蹲姿

6. 避免卫生间姿势

六、办公室接待礼仪

（一）来访接待

来访接待礼仪内容

1. 仪态形象要求

2. 来访接待要求

3. 电话接待

让客户先收线

（二）来宾迎送的礼仪

1. 应先期做好接待的准备

2. 讲究仪表

3. 迎宾礼让

（1）迎 候

（2）致 意

4. 热情相待

5. 送别礼节

（三）行进次序的礼仪

1. 平面行进时

2. 上下行时

3. 男女同行时

4. 出入房间时

5. 出入电梯时

（四）介绍的礼仪

1. 介绍的手势

2. 介绍的顺序

（五）握手的礼仪

1. 是交际的一个部分

2. 应当握手的场合

3. 伸手次序

4. 握手时长

（六）名片的礼仪

1. 名片的交换

（1）携带名片

（2） 递送名片

（3）接受名片

（七）座次排列的礼仪

1. 并列式

2. 分列式

3. 相对式

第四讲  办公室制度建设

一、办公室制度建设概念

（一）办公室制度建设

管理弊端

故 事

分 析

制度建立的几个要点

办公室制度类别

1. 岗位职责

作用和意义

2. 工作程序类制度

作用和意义

4. 个人行为规范类

作用和意义

二、办公室制度制作技巧

（一） 规章制度的特点

1. 执行上的强制性

2. 内容上的严密性

3. 表达上的条款性

（三） 规章制度的基本结构

1. 标 题

2. 日 期

3. 正 文

（1）总 则

（2）分 则

（3）附 则

（四）规章制度的写作要领

1. 知名性

2. 可行性

3. 规范性

（五）制度的格式

1. 制度的正文写作

第五讲  办公室日常管理

一、执行力

1. 执行力

2. 执行能力

3. 执行力差的五大原因

（1）员工不知道干什么

（2）不知道怎么干

（3）干起来不顺畅

（4）不知道干好了有什么好处

（5）知道干不好没什么坏处

3. 解决执行差难题的五大方法

4. 投诉一项

二、时间管理

什么是时间管理

（一）计划管理

1. 待办单

2. 待办单主要包括的内容

3. 待办单的使用注意

（二）时间“四象限”法

1. 既紧急又重要

2. 重要但不紧急

3. 紧急但不重要

4. 既不紧急也不重要

5. 时间管理的重要观念

7. 如何区别重要与不重要的事情

              第六讲 办公室6S管理

一、6S管理定义： 

6S即：整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY） 。

具体内容：

1S----整理（SEIRI）：

对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等； 

目的：腾出空间，提高工作效率。 

2S----整顿（SEITON）：

对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使办公现场秩序昂然、井井有条；并能经常保持良好状态。这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱； 

目的：排除寻找的浪费。 

3S----清扫（SEISO）：

对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污； 

目的：使不足、缺点明显化，是品质的基础。 

4S----清洁（SEIKETSU）：

维护清扫后的整洁状态； 

目的：**制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。 

5S----素养（SHITSUKE）：

将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯； 

目的：提升“人的品质”，养成对任何工作都持认真态度的人。 

6S----安全（SAFETY）：

上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全**。 

目的﹕杜绝安全事故、规范操作、确保产品质量。 

6S管理的实践

一、6S管理目的： 

1. 实行6S管理，是理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段，**规范现场、现物，营造干净、整洁的工作环境，培养员工良好的工作习惯。

2. 实行6S管理，培养各级管理人员工作标准化、规范化、程序化、系统化的工作方式，管理各种物品及文件资料，及时准确地按工作内容、工作程序分类定置，便于及时处理各种信息，从而提高工作效率。同时办公室是个窗口，为了发挥窗口的作用，树立企业良好的对内对外形象。

 二、6S管理操作规范 

（一）、责任区 

办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作；

（二）、 办公室6S操作规范 

1、办公区门厅、通道、地面、门窗、墙壁、天花板管理规定。

2、办公室各类物品摆放的规定。 

3、办公桌（柜）内物品的位置。 

4、文件柜（架）内物品的定置。 

5、办公室规范。 

三、公共部位的管理要求 

（一）会议室 

（二）卫生间 

（三）洗手间

（四）垃圾点（室内垃圾桶、公共垃圾箱） 

四、6S的检查要点 

（一）整体环境 

（二）公共区域 

（三）办公室 

6S管理检查考核评分标准 

 

五、公司各级员工在6S活动中的责任  

（一）、部门领导及班组长6S责任 

1、结合公司的行动目标，学6S知识、技巧；

2、负责本部门／班组6S活动宣传、教育； 

3、划分部门／班组内部6S责任区域； 

4、依公司6S活动计划表，制定本部门／班组活动计划； 

5、担当6S活动委员及评分委员；         

6、分析和改善6S活动中问题点； 

7、督导部属的清扫点检及安全巡查；       

8、检查员工服装仪容、行为规范。 

（二）、员工6S责任 

1、自己的工作环境须不断地整理、整顿，物品、材料及资料不可乱放；

2、不用的东西要立即处理，不可使其占用作业空间；

3、通道必须经常维持清洁和畅通； 

4、物品、工具及文件等放置于规定场所； 

5、灭火器、配电盘、开关箱、电动机、冷气机等周围要时刻保持清洁； 

6、物品、设备要仔细地放，正确地放，安全地放，较大较重的堆在下层； 

7、保管的工具、设备及所负责的责任区域要整理； 

8、要养成随时随地拾起地面上的纸屑、玻璃屑、材料屑、零件的习惯，并集中存放于规定场所； 

9、不断清扫，保持清洁； 

10、听取上级的指示，并积极配合。

六、6S的检查要点-----施工现场 

1、施工物料是否存放在指定地点、是否整齐、有序。  

2、施工过程中当天产生的垃圾是否及时清走，不遗留积存。

3、施工完毕彻底清理现场，把保持清理洁净。 

七、6S的检查要点——生产现场 

1、现场摆放物品（如原材料、半成品、成品、余料、垃圾等）是否定时清理，区分“要”与“不要”； 

2、物料架、模具架、工具架等是否正确使用与清理； 

3、模具、夹具、量具、工具等是否正确使用，定位摆放；

 4、机器上有无不必要的物品、工具或物品摆放是否牢靠； 

5、桌面、柜子、台面及抽屉等是否定时清理； 

6、茶杯、私人用品及衣物等是否定位摆放； 

7、资料、保养卡、点检表是否定期记录，定位摆放； 

8、手推车、电动车、架模车、叉车等是否定位摆放，定人负责；

9、塑料篮、铁箱、纸箱等搬运箱是否定位摆放； 

10、润滑油、切削液、清洁剂等用品是否定位摆放并作标识； 

11、作业场所是否予以划分，并标示场所名称； 

12、消耗品（如抹布、手套、扫把等）是否定位摆放，定量管理； 

13、加工中的材料、半成品、成品等是否堆放整齐并有标示； 

14、通道、走道是否保持通畅，通道内是否摆放物品或压线摆放物品（如料箱、安全网、手推车、木板等）； 

15、不良品、报废品、返修品是否定位放置并隔离； 

16、易燃品是否定位放置并隔离；

17、制动开关、动力设施是否加设防护物和警告牌； 

18、垃圾、纸屑、塑料袋、破布（手套）等有没有及时清除； 

19、废料、余料、呆料等有没有随时清除； 

20、地上、作业区的油污有没有清扫；

21、饮水机是否干净； 

22、垃圾箱、桶内外是否清扫干净； 

23、墙壁四周蜘蛛网是否清扫； 

24、工作环境是否随时保持整洁、干净； 

25、长期置放（1周以上）的物品、材料、设备等有没有加盖防尘； 

26、墙壁油漆剥落、地面涂层破损及划线油漆剥落是否修补； 

27、地上、门窗、墙壁是否保持清洁； 

28、下班后是否清扫物品并摆放整齐； 

29、是否遵守作息时间（不迟到、早退、无故缺席）； 

30、工作态度是否良好（有无谈天、说笑、擅自离岗、看小说、呆坐、打磕睡、吃零食现象）； 

31、服装穿戴是否整齐，有无穿拖鞋现象； 

32、工作服是否干净、整洁，无污洉；制盖车间是否有戴首饰现象； 

33、干部能否确实督导部属进行自主管理； 

34、使用公用物品、区域是否及时归位，并保持清洁（如厕所等）； 

35、停工和下班前是否确实打扫、整理； 

36、各区域是否有现场卫生责任卡，并有责任人，责任卡与责任人是否对应。 

37、能否遵照公司有关规定，不违反厂规。

办公室6S管理的现状分析与对策

     为创造整洁、舒适、有序的工作、学习环境，改善和提升员工工作效率，延伸企业文化教育，保障员工在一个健康、舒畅、安全工作环境下工作。倡导**全员参与，定期检查，量化考核，持续改进等方式不断提高现场办公管理水平，达到“清洁整齐、有序美观、安全高效”。特建议各办公室积极开展此活动
一、目前现状
经观察，现公司大部分办公室内物品摆放极为不整齐，尤其办公桌物品及文件的放置，杂乱无章。

二、现状分析
1. 首先分析人们取得物品和储好物品需要这么久。
2. 如果你从事小批量生产，但工作周期快，那么每秒都得计算在内。

三、以下是取得物质品时的一些典型问题：

1. 不知道要取的物品叫什么？
2.不知道存放在哪？
3.存放地点太远？
4.存放地点分散？
5.重覆往返？
6、难于找到，因为太多物品存在在那里。
7、没有贴标签。
8、存放地点没有此物品，但不知道是否已用完或别人正在用它？
9、不知道是否有零件存在（没有存档总表）
10、买进的物品有毛病。
11、很难取出。
12、太大了，拿不起。
13、需要调整或安装。
14、太重了，拿不起。
15、没有运输的通道。

四、 针对以上情况特建议如下：
各办公室再次认真自发组织学习6S管理。
各办公室对其内部文件资料进行分类梳理。
对各办公室以整体为单位进行考核，制定奖罚措施。（见附件1）
为持续提高我公司职能部门工作效率，在原规章制度基础上继续推进办公室工作，特提议相关工作规定如下：

（一）考核小组成员：

(二)考核标准：
1 办公室内干净无垃圾。垃圾得到及时收集、清除,  无破旧、过期、不用物品
2 室内外地面和立面平整干净，无蛛网、无污、无洞、无剥落
3 室内通道畅通、干净，线缆、网线排列整齐
4室内通风良好、无异味
5玻璃透明、光洁、无尘、无污、无损
6墙壁悬挂张贴物牢固、端正、整齐、美观
7 光线良好，灯具正常照明
8 办公桌椅、设施排列整齐、合理
9物品文件分类摆放整齐、无堆积、无积尘
10 消防设施齐全有效
11 设施、物品、工具定位摆放，随时可找到
12 设施、器材使用说明清楚，有目视化标签指示
13 办公电器保持良好使用状态，外表无尘无迹、内部定期清理清洗
14 办公桌、工作台表面整洁无尘、无污迹、无杂物、垃圾
15 办公桌、工作台、柜厨内部物品分类整齐摆放
16定期清理整顿，不断改进，记录规范系统，
17 个人卫生习惯良好，令人感觉愉快
18礼仪规范，文明。接打电话使用公司标准用语，接待来访人员及公司员工耐心细致等。（附加款）

（三）评估标准
实行六级制评估标准：
一级  很好，超过标准           
二级  达标且保持一贯         
三级  基本达标但有瑕疵     
四级  正在改进但未达标

五级   差距较大              

六级  失控、混乱     

（四）考评方法
1各办公室实行自检、专人检查、定期考核结合的检查办法。
2 职能部门定期指定专人检查，评估和统计，并定期汇总向分管领导报告。
3制订规范标准的检查、监督、评估报告系统进行定期汇总统计和考核评分。

（五）考核时间：每周一次配合不定期抽检

（六）6S、考评结果
评定100分制，评分范围在-50~100分；
6S评定每月一次，每周6S检查一次，月底平均分。6S报告占30分，每周检查结果公布办公网上。月底办公网上极其张贴栏上共公布。在月底前将数据提交分管领导，并评分确认；根据评分情况，每月评选5S优胜单位1名；
建议制作一面6S优胜流动锦旗，以及奖金  xxx 元。
（奖金列入各办公室自主活动经费）
参考：公司相关制度  员工手册  6S管理 

小贴士：
下班后，清理放置个人办公文件和器材。并每天下午下班轮流值班拖地。（时间大约5分钟搞定）
旧的文件夹和资料可以重新贴上文件导标签。
对常用文件和保存文件分类并进行位置远近安排。
保留有用物品，处置无用物品
对区域内环境和陈设物品进行合理布置，分类、定位整齐摆放
逐项进行除尘、保养、出新，保持设施设备物品持续良好状态，环境舒适

办公室6S管理终极目标

第七讲 办公室安全管理