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魏刚

高效会议管理培训

魏刚 / 企业管理

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课程大纲

课程大纲:

  一、会议管理基础

  会议的六大功能
  --信息发布与搜集、解决问题、开发创意、激励士气、监督工作进展、协调矛盾。
  会议的种类
  --例会、专题会议、全体会议。
  会议成本的计算
  --会议时间成本计算、会议直接成本计算、会议间接成本计算会议的频率安排
  --例会频率、专题会议频率、全体会议频率

  二、低效会议面面观
  会议前
  --欠缺目标、目标不明确、欠缺议程、与会人选不当(与会者太多或与会者太少)、会议时间不当、会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)、开会通知内容欠周详、会议地点不当、会议场地设备欠佳、与会者无准备而来、未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当、会议不能准时开始、会议太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉厌烦、向来很少开会,致使每次会议议案堆积过多。
  会议中
  --从事交谊活动、外界干扰、与会者发言离题、让没有必要留在会场的人员留在会场、犹豫不决、资料不充足,却贸然决策、少数人垄断会议、与会者不表明真正感受或意见、与会者之间争论、与会者与主持人争论、视听器材发生故障、会议超出预定时间、主持人未能总结会议成果。
  会议后
  --欠缺会议记录、不能对决议事项进行追踪、不能对会议成败得失进行检讨、未及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组、与会者对会议感到不满。
  实案分析:《我参加过的"低效会议"》

  三、高效会议的八大特征
  只有在必要时才召集
  --尝试取消或减少不必要的会议
  好好筹划过
  --清晰的目标、明确的议题、合适的参与者、得力的主持人(主持人)
  拟定和分发了议程表
  --使与会者事先得到通知并有备而来
  遵守时间
  --会议的提前通知期、会议的起止时间控制。
  一切按部就班
  --按事先的议程控制会议的进程,避免临时性议题成为主角
  让有经验和才能的人出席
  --确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题
  进行点评和总结
  --**点评阐明"提倡什么和反对什么"的立场,**总结提炼有价值的观点和结论记录所有决定、建议和负责人
  --会议的沟通和决策职能需要**正式的会议纪要发挥"法律"效力。

  四、会议主持技巧
  慎说
  --不唱独角戏、以与会者接受的方式引导会议进程。
  倾听
  --眼到、心到、脑到。
  巧答
  --选择性回答、**其他参与者回答、清晰地正面作答。
  善势
  --主流原则、目标原则、亲和原则、凝聚原则。

  五、会议中的典型问题及其应对
  与会者发难的原因、预防及补救
  与会者分心的原因、预防及补救
  与会者争议的原因、预防及补救
  与会者拒绝参与的原因、预防及补救
  与会者情绪变化与的原因、预防及补救
  少数人垄断会议的原因、预防及补救
  主持人自己离题的原因、预防及补救

  六、讨论式会议技巧(现场决绝问题技巧)
  头脑风暴法
  五个为什么
  因果图法
  W5H法
  水平思考法
  达飞法
  脑图法
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