任何会议召开前，你都必须要问自己一个问题，这个会议是必须要开的会议吗？如果答案是否定的，或者是可开可不开的会议，一般不开，只有确定说这个会议是必须召开的，才有我们下面要说的提高团队会议效率的方法，这些方法适用于任何会议。

团队会议有很多类型，简单来说分为例行会议和非例行会议。

例行会议是指团队定期召开的那些会议、周会、月会、年会等等。另外每个团队面临的任务可能不同，可以考虑将进度会议、研讨会议变成固定的一种会议。

而非例行会议主要指用来解决一些非常性问题和重大问题的会议，应当在需要时随时召开。

（1）明确团队会议目标

使团队会议有效率**重要的一点是明确会议的主题和要解决的问题。开会要有明确的目标，还应该将这个目标是先通知参加会议的团队成员，并做好充分的准备。如果他们对会议的主题了解甚少，可以给他们准备一些资料，使队员明确他们要做些什么，以及对他们的期望，是为了让每个人更积极的参与整个过程，这样会议的成果才会比较显著。

（2）明确团队会议参与人数

团队会议的规模一般不宜过大，一边进行必要的交流和沟通，为每一个与会者提供发表意见的机会。对于可参加可不参加的人员，一般不要求去参加。很多时候为了表示对其他领导或部门的尊重，会尽可能安排更多人参与，结果全体领导、各大部门、相关人员统统参加。相当一部分人员仅仅只是陪会，把时间白白消耗在座厅之中，有需要外部人员参与的会议，应该明确会议主题的相关性，以相关性强的人员参加为主。

（3）确定团队会议角色

就一个团队会议而言，有三种角色是必不可少的：

其一，会议的主持人。1）他的职责是确保会议按要求开展并很快的达到目的；2）使所有成员关注会议，而不是个人“一言堂”；3）促使成员积极参加会议讨论；4)控制数据的收集和分析，避免无目的的活动；5）必要时，可与一些成员会后进行讨论，帮助他们完成3W，什么是3W？这里先让我们六个悬念。

其二，与会成员。1）他们的主要职责是参与会议，并作为已被授权可以作出决定的角色；2）以其部门相应职责进行沟通；3）积极准备并参加所有会议；4）制定行动计划，驱动计划的实施；5）使用指标衡量工作的进展，确保障碍可以被迅速克服，和主持人与协调员一起，确保所有3W按时完成。

其三，会议协调员。1）他的职责是通知与会人员参与，分发会议议程，准备会议文件；2）担当会议记录，会议过后，一天内将会议纪要发给全体与会人员。会议纪要包括参加人员、讨论的内容概要、所做的相关决定、下次开会时间和3W；3）要求与会成员反馈对会议记录的看法，确保团队成员形成共识；4）没有指定时充当团队会议的计时员；4）在需要时，让团队讨论回到原有轨道。

团队会议的角色和各成员在团队中所承担的责任并没有直接的联系。一个团队的领导，它可以是团队会议的主持人，也可以不是。从增加队员参与度的角度出发，团队会议的这三种角色**由队员轮流担当。

在会议的三种角色中，主持人这个角色是不是**有挑战？那么来尝试下面的小练习。你是会议的主持人，碰到下面的情况需要临场发挥，每个问题都有两种选择，请选择你认为适合的回答：

1. 小赵刚就产品设计提出了自己的看法，和你的想法不太一样，而且你看到你的上司也不是很赞同的表情，你会：

     A.“这行不通”                                 £            

     B.在座的其他人有什么看法？”                   £

2.小钱是位经济学博士，很固执，而你想让他听听在座其他人的观点，你会：

   A.”这个项目上我们很多人比你有经验，希望你听一下......”    £

   B.”这方面，另一位权威人士的意见是.....”                   £

3.小孙点子很多，喜欢东拉西扯，而且总是脱口而出，你会：        

   A.“你能概括地讲一下你的主要观点吗？”               £

   B.“你这个想法写成小说倒不错，但在这会上就不好了！”  £

4.小李正在发言，小赵急不可待地要发表他的意见，你会：

   A.“小赵很积极，我们鼓励一下。”                £

   B.“等一下好吗？我们让小李讲完如何？”         £

5.小周反驳小李刚刚的意见，但他显然误解了小李刚刚所说的，你会：

   A.“让我们听听小李自己是怎么说的吧。小李，说说你的看法。”    £

   B.：“小李刚才真正的意思是......”                               £

6.小武突然宣布了令人意外的消息，你会：

   A.“在没有确定这个消息的准确性之前，我们不能把大家的时间用在这上面。”    £

   B.“我想我听到财务经理是这么说的.....”                                     £

做会议主持人的一些技巧

当一群人一起讨论重要问题时，自然而然就会出现意见不一致的情况，这是非常有益的现象。逐一解决异议就会使会议变得高效、生动甚至有趣。如果回避那些导致辩论和争执的问题，只能使会议变得枯燥乏味，也是让人感到沮丧的原因。因此会议的主持者必须首先指出团队成员尚未达成一致的重要问题，如果成员不想就此进行讨论，那么主持者必须强迫他们进行讨论，那怕这种做法让他暂时不受大家的欢迎。

视频对话：

Alice：我还不能确定是否要赞同你的广告设想。

路德：那么你的想法是怎么样的呢？

Alice：噢，我想这和我们上个月讨论的品牌不大相符，恐怕也会让顾客感到困惑的。

路德：唉，负责这个品牌宣传的专业人士上周看过了广告，他们似乎觉得没有什么问题。

Alice：噢，或许他们没有仔细看过，或许他们根本就不了解我们的顾客。

Andy:在你们继续辩论之前，我想明确的告诉你，我希望你们能够继续路。路德，尽管这让你觉得有些沮丧，因为你为此做了大量的工作，但是别忘了这是Alice的职责所在，也是我们每个人的责任所在。毕竟我们都希望取得**的效果。

Andy虽然打断了正在进行的谈话，但这一番对话可能会收到以下的效果：Alice和路德会就此放下思想包袱，不再担心因为工作上的原因导致人际关系的紧张，他们会允许对方坚持自己的观点，继续表达自己的想法。

（4）严格控制会议时间

在进行团队会议的准备工作时，就要确定会议的议程以及会议开始时间，延续时间和结束时间，并严格遵守。

1）开会时按照预定的议程，按部就班的展开；

2）将议程上主题相近的划为一组，避免重复；

3）确定每个讨论点的时间长短，并严格执行。节约会议时间有个简单的办法，对于有些容易产生意义的会议，你可以在会前收集队员要发言的意见，在会上鼓励每个人都做中肯而又简短的发言，会议越活泼，产生的意见就越有创造性。

4）75分钟足够覆盖所有议程，如果超过这个时间限度，队员会丧失耐性，切记会议时间过长。

会议时间难以控制，这在高层会议常常遇到，有些高层管理者常常会对一个话题滔滔不绝，嘴巴成了关不上的水龙头，而会议时间就常在某个人喋喋不休的一言堂中哗哗流过。由于高层身份的特殊性，简单的由主持人打断或者由协调员把控发言时间，都是无法有效制约。那怎么办？

在这方面爱默生公司有一个小做法，颇为有趣也有效。在默生公司的高层会议上，有一个奇特的小设置，一个会议按钮，这个按钮的主要功效就是在议会者滔滔不绝，以至于发言偏离主题或对主题意义不大时，其他任何一个参加者都可以按一下这个按钮，提醒他及时打住。**这样看似不起眼的小按钮，可以避免由于面子、私教等等个人因素，而不得已接受这种谋杀集体时间的行为，将脱轨的会议拉回议程。这种小手段的**终目的就在于保证与会者始终针对会议主题作有效的发言，而非无效的发挥。

（5）跟进与执行团队会议决议

团队会应力避议而不决，或决而不行，一旦形成决议，就要组织实施，并监督会议决议的执行情况。

会议决议要**会议备忘录落实。会议备忘录应该指明需要完成什么事？有什么人完成？完成日期和时间？那这就是我们前面所讲的3W（What、Who、When）。会议备忘录和会议纪要一般都由协调员完成，并交由当事人确认。

会议备忘录：

What

Who

When

现在你是不是对如何开好一个团队会议已经有了底，我们来做个总结：1.明确团队会议的目标；2.确定团队会议参与人数；3.确定团队会议角色；4.严格控制会议时间；5.跟进与执行团队会议决议，如果做好了这五点，相信你的团队会议就比较成功了。