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王晓珑

行政统筹管理技能提升

王晓珑 / 商务礼仪专家行政管理训练专家

课程价格: 具体课酬和讲师商量确定

常驻地: 厦门

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课程大纲

课程背景:

想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀?

看着上司每日繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知如何下手?

面对上司,却不知自己在他心目中的价值是多少?

辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”?

遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重?

整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率?

想快速提升行政管理能力,却苦于没有专项的培训课程?

为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,**两天的集中训练,全方位提升行政管理人员的职业化认知水平和实操能力。

课程收益:

◆ 明确行政管理必须掌握的各项专业知识

◆ 提升公文写作方法与技巧

◆ 策划和组织大型会议与活动

◆ 更有效益地进行时间管理

◆ 了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力、

◆ 企业文化建设的流程和方法

◆ 正确管理情绪与排解压力

课程时间:2天,6小时/天

课程对象:有工作经验的行政管理人员

课程方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程大纲

**讲:行政统筹管理的定位

一、什么是行政?

二、行政的5大职能

三、行政管理工作的特点

1. 协与调的艺术

四、重新认识行政管理工作内容

五、基层、中层、高层行政管理工作的重点

六、行政岗位的服务意识

1. 有没有服务意识--服务就是为别人工作!

2. 有没有正确的服务意识--自知之明、善解人意、无微不至、不厌其烦

第二讲:行政统筹综合管理

一、办公室管理制度的建立与推行

1. 大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

2. 如何制定具体的管理制度:5大要素

案例:《固定资产管理制度》

二、办公室环境管理

1. 办公环境要素:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2. 5S管理

互动:《现场5S管理》

3. 办公室布置原则:规范与美观的平衡

案例:《这样的办公室,能做得更好些吗?》

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理

1. 不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等

2. 办公设备和公共设施的日常管理

3. 文具等办公用品的采购和预算

4. 固定资产管理

四、后勤岗位员工创新管理

难有亮点却容易有纰漏的工作节点:前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志

五、公共关系管理

1. 如何与媒体共舞:自媒体、网络媒体下的新变化

2. 如何与政府沟通:八项规定和六项禁令后

3. 面对突发公关事件的软处理与硬处理

第三讲:企业实用公文写作

一、公文写作概述

1. 公文的类别和行文关系

2. 公文写作四大原则

3. 公文写作六大步骤

1)制定行动目标:主动目标与被动目标

2)决定正式程度:公文正式程度由什么来体现?

3)设定总体风格:公文的游说矩阵

4)选择层次结构:连贯式、并列式、分析问题式等

5)列出大纲:提纲法和辐射法

6)撰写初稿

4. 公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

案例:《常见错误解析》

二、企业常用公文的写作

1. 通知:《国务院通知》

2. 请示与报告:相同与不同之处

3. 批复:具体的答复意见

4. 函:邀请函、感谢函、复函等

5. 会议纪要:详细与摘要式记录

6. 工作总结:《外商协会工作总结》的巧妙之处

7. 工作计划:目标的重要性

8. 演讲稿:开头、主体和结尾

第四讲:有效的会议/活动管理

一、导致会议低效的原因

1. 企业会议常见的问题:参而不议,议而不决,决而不行,行而无果

2. 原因如下:认识不到,重视不够,准备不足,组织不好,技巧不佳,落实不力

二、高效会议前的准备工作

1. 是否需要开会?

案例:生产车间着火了要开什么会?

2. 准备工作的重要性

3. 会议准备的5W1H

4. 会议准备内容核对单

5. 会场布置的准备

6. 主持人的4个准备工作

三、成功会议中的五大策略

1. 如何做开场白

情景模拟:主持人的开场白

2. 如何分配发言时间

3. 如何掌握议事进度

4. 如何达成会议决策

1)彼德·德鲁克决策法

2)4种群体决策:权威、少数服从多数、共识、无异议

3)4种团队决策法

案例分析:《工艺重组的讨论会》

5. 如何圆满结束会议

四、如何成为优秀的会议主持人

1. 把控好会议的三个阶段

1)开始阶段——热身

2)进行阶段——热炒

3)收尾阶段——热心

2. 如何应对会议中发生的意外

五、会议记录与会后跟进

1. 会议记录者的功能和胜任条件

2. 对会议记录的建议和归档

3. 如何进行会后跟进

4. 自我评定

5. 如何提高下次会议质量

第五讲:时间管理与行政管理

测试:《你对时间的掌控程度》

一、如何理解时间?

二、时间的四大特性

三、4代时间管理理论

四、时间管理的本质是—自我管理!

五、时间杀手在哪里

案例:《任经理为什么时间不够用?》

六、时间管理的原则

1. 帕累托原则(80、20法则)

2. 优先矩阵原则

3. 优先矩阵的陷阱与时间分配

七、行政管理中,对效益而言,效能、效率和勤恳哪个更重要?

1. 关注效能,要事**

2. 关注效率,一次做对

3. 关注勤恳,目标牵引

八、时间管理的具体实施

1. 设定事项清单(设定目标)

2. 排定优先顺序(来源于长期目标!)

3. 时间安排(再次设定完成期限)

4. 具体实施(提高效率)

5. 效果检视(每晚回顾)

练习:《下周的行政工作安排》

第六讲:行政工作中的沟通技巧

一、DISC沟通风格及其优势和局限

诊断测试:《我是哪种沟通风格?》

1. DISC之D型:驾驭型/老虎型

2. DISC之I型:表达型/孔雀型

3. DISC之S型:亲和型/考拉型

4. DISC之C型:分析型/猫头鹰型

案例:《在期限内发送重要文件》

二、分析及总结四种风格沟通策略

小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》

第七讲:企业文化建设

一、企业文化的定义

1. 传承性与同化性

案例:《孝道文化和麻将文化》

2. 企业文化的作用:不管理!

二、企业文化的源头

1. 高效激励的结果

2. 激励的基本原则

1)黑白分明

2)奖惩及时

3)正反对称

三、企业文化建设的核心

1. 激励的不对称性

2. 激励的方法

讨论:《如何建立我们的企业文化》

四、企业文化建设的步骤与方法

1. 筹备:从核心价值观到企业文化

2. 启动大会:从企业文化到员工行为准则

工具:企业文化宣传片、员工卡、海报、屏保、公众号等

3. 年度系列活动:文化论坛/研讨会、团队活动、文化快讯、价值观考核、文化之星评选

案例:《林德中国企业文化启动》

五、持续推进企业文化

1. 回顾与展望

2. 活动评估:《全员问卷调查》

3. 年度文化主题

案例:《林德中国企业文化推进大会》

第八讲:情绪与压力管理

一、如何处理工作上的负面情绪

1. 愤怒管理的秘诀

2. 如何管理压力

二、遇到挫折,如何自我激励

1. 如何建立乐观思维

情景练习:《乐观三部曲》

2. 心情愉快的行政人员带来高效团队业绩

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