高效的会议管理

2天培训 1天的行动学习辅导项目方案

一、企业痛点：                                                            

（一）会前问题：

1、企业会议特别多，大家一听说要开会，无不感觉厌烦；

2、会前没有任何准备，匆匆忙忙把人召集起来，结果拉长了会议时间；

3、会议议程和时间安排不合理；

4、有些人是被迫出席会议，带着消极情绪来参加的；

（二）会中问题：

1、会议主持人做不到开宗明义，引出话题，制造讨论氛围，导致会议的氛围沉闷；

2、参加会议的人不能发表真正的感受或者意见；

3、会议主持人场控技巧不足，导致少数人垄断会议；

4、会中出现群体思维，导致少数人的意见被忽视；

5、会议主持人缺乏解决问题的引导工具，导致大家为一个问题争论不休；

6、会议主持人参与问题的讨论，而且深陷其中，还不自知，导致会议严重超时；

7、参会者对会议缺乏敬畏：会议迟到，中途离席，接听电话，手机处理私事；

（三）会后问题：

1、会议严重超时，却成效甚微；

2、会后缺乏决议事项的落实和跟进；

3、没有对会议的成败得失做出总结，参会者对会议感到不满；

二、项目收益：                                                            

1、了解会议低效的原因；

2、掌握一套新加坡国家常用的“引导式高效会议” 流程和会议主持方法；

3、会前做好充分的准备，会中善用多种引导工具，做到脑力激荡，团队共创；

4、会后落实决议和完成时间节点，让会议真正做到“开短会，开有效率”的会议；

5、**培训、辅导和实战模拟，提高公司管理者会议主持和管理能力；

6、确保项目**定方向、学知识、促行动、强落地，获得预期的成效，达到理想的

结果。

三、项目信息：                                                            

1、培训方式：线下集中授课（2天） 行动学习辅导（1天）；

2、参加对象：公司各级管理者；

3、参加人数：30-40人（有人数限制）；

4、场地要求：能容纳40人的大教室或会议室（100M2），不要阶梯教室；

5、分组要求：分成5组，每组6-8人，不要同一部门的人编在同一个组。

四、传统会议与高效会议的区别：                                                            

会议

时段

对比内容

传统会议

高效会议（本课程学习的）

会前

1、人员分组

人员不分组，随便坐

要求分组，且每组人数均等

2、参会者

没有特别要求

应该接受过本课程专业训练

3、会场要求

一般会议室

分组，圆桌

4、主持人宣布

会议议程和纪律

宣布会议规则

会中

5、针对议题

随机发表给个人的意见

每个组记录在A4纸上

6、主持人的角色

主持者 参与者 裁判 总结者

引导者 总结者

7、发言顺序

随机发言议

采用书写式循环头脑风暴法

8、分析问题

基于个人经验，带有较强的主观性，可能考虑不够全面

采用分析问题的工具，引导参会者一起共创

9、提出对策

基于个人经验

基于大使式分享，找到更多对策

10、选择对策

举手表决

2X2矩阵评估

11、总结决议

主持人总结

全体参会者一起总结

12、意见不一致时

容易互相争论，起冲突

采用力场分析法化解冲突

13、少数人讲话

容易垄断会议

采用书写式循环头脑风暴法，彻底杜绝少数人垄断会议

14、会议讨论热烈

容易形成群体思维，导致个别优秀的提议不被重视和采纳

采用书写式循环头脑风暴法，彻底杜绝群体思维的现象

15、讨论敏感话题

当事人在场都不敢发表意见

采用书写式循环头脑风暴法，彻底杜绝这种问题

16、参会者会议期间走神，不热心

主持人会指定或者提醒他，请他发言

采用书写式循环头脑风暴法，彻底杜绝会议走神，不热心的问题

17、会议耗时

一般比较长1-4小时

一般1-2小时，大大提高会议效率

会后

18、会议记录

通常记录2-5页纸

通常记录1页纸

五、项目实施：                                                                      

项目实施分为四个阶段：

第1阶段：定目标：确保会议管理的知识、方法、工具能够转化落地，取得成效

第2阶段：学知识：了解会议低效的原因，从会前的准备，高效会议的进行，会后的决议落地等方面，掌握高效会议的流程和要领。

第3阶段：促行动：课程结束，中高阶主管回到岗位上，应该采取的哪些行动，确保知识的迁移和转化落地。

第4阶段：强落地：将课堂上学过的高效会议管理技巧、工具、方法付诸于实际的部门开会当中，学以致用，确保培训的成效，获得满意的项目成效。

第1阶段：定目标：                                                          

1、**系统的【高效会议管理】培训2天，让中高层管理者了解过去会议低效的原因，掌握高效会议的会前准备、会中主持场控和引导技巧、学会引导工具的运用，会后落实决议事项和完成日期等知识、方法和工具。

2、**1天的行动学习辅导，将课堂上所学的会议主持与引导工具、方法运用在实际的开会场景中，确保本次的培训项目，学有所成、学有所获。

第2阶段：学知识：                                                          

**系统的【高效会议管理】培训2天，让中高层了解过去会议低效的原因，掌握高效会议的会前准备、会中主持场控和引导技巧、学会引导工具的运用，会后落实决议事项和完成日期等知识、方法和工具。详细要学习的知识、方法、工具，内容如下所述。

**单元 会议的种类与低效的原因【0.5H】

1、 会议的八种类型

2、 分析会议低效的原因

3、 会议低效，会前的12个原因

4、 会议低效，会中的16个原因

5、会议低效，会后的5个原因

第二单元 高效会议的方法与引导工具【9.0H】

1、高效会议的八大特征

2、会前准备的21个注意事项

3、如何做开场白，引出议题的五个步骤

4、说明会议议程

5、如何掌控会议进度与与会者的发言时间

6、会议中如何打破沉闷的气氛

7、会议主持人的七个职责

8、如何使与会者积极发言

9、公司会议的八种类型：

1）传达重要资讯的会议

2）监督员工的工作进展的会议

3）解决问题，达成共识的会议

4）决策和资源共享的会议

5）跨部门的项目协作的会议

6）开发创意的会议

7）动员与激励员工士气的会议

8）巩固经理人的地位的会议

10、不同的会议类型与主持人的要求

11、会议中主持人集思广益，常用的引导工具：

  1）团队共创法

  2）头脑风暴法—名义群体法

  3）书写式循环头脑风暴法

  4）大使式分享法

  5）鱼骨图分析法

  6）力场分析法

  7）需求与给予分析法

8）2 X 2 矩阵评估法

12、每一种工具的运用、演练、发表、点评

13、如何处理会议中出现的意外情况

1）会议中的滔滔不绝者，如何应对

2）强势霸道者，如何应对

3）中途插话者，如何应对

4）窃窃私语者，如何应对

5）沉默寡言者，如何应对

6）双方言语冲突时，如何应对

14、会议主持人的灵活应对与场控技巧

15、会议主持人如何置身于外，而不深陷其中

16、会议主持需要的道具和工具、材料

17、板书的逻辑与要求

18、如何精准的提炼与会者提出的建议或对策

19、如何协作复述会议表达不清者的意思

20、如何分配各议题的时间，如何把控会议时间

21、开有准备的会、开短会、开有效的会

第三单元：会议结束后的管理技巧【0.5H】

1、 会议结束前，明确决议事项，凝聚共识

2、 分配任务

3、 制定行动计划

4、 明确负责人和追踪人

5、 明确完成期限

6、做好会议记录

7、会议记录的要求

8、会议记录常犯的错误

9、会议记录分发给相关人员

第四单元：会议的实战演习【2.0H】

1、明确主题：拿出公司的一个实际问题或者项目

2、各组演练：确定会议主持人与参加者

3、确定评委：各组选派一个旁观者当评委，用手机拍摄整个会议的过程

4、会议进行：主持人说明会议议程，运用所学的引导工具，主持本次会议

5、掌控时间：会议时间在一小时左右完成

6、验收结果：会议是否高效？是否解决了问题？有哪些心得体会？

7、评委点评：各组评委点评本次会议的优点和存在的不足

8、老师总结：老师**全程观察，点评各组会议的优点与不足，给予指导性建议

第3阶段：促行动：                                                          

**系统的【高效会议管理】培训2天，中高层管理者回到岗位，应立即采取的行动如下：

1、 拟定一份【会前准备清单】，要求结训后一周内完成；

2、 训练、填写老师提供的专业【会议通知单】模板，要熟练使用，要求结训后一周内完成；

3、 针对一个会议主题，拟定一份【会前5分钟的话术】，即开场技巧；要求结训后一周内完成；

4、 将课堂上所学的八种引导工具，在部门里转训与演练；要求结训后一个月内完成；

5、 参照老师模板拟定一份【会议决议事项与工作分配表】

第4阶段：强落地：                                                        

要求中高层管理者回到岗位，召开一次部门会议：

1、 必须制定一份【会前准备清单】；

2、 必须发出【会议通知单】；

3、 必须准备会前5分钟的开场技巧；

4、 必须运用高效会议引导工具；

5、 必须把控会议的时间，不得超时；

6、 必须有一份【会议决议事项与工作分配表】；

7、 整个会议必须全程拍摄视频，进行自我检查与回顾；

8、 所有以上的内容，要求提供书面材料或者证据，交给培训部门或者老师跟踪审阅。

1天的行动学习辅导与复盘

一、主要目的：                                                                

1、 为了将【高效会议管理】的知识、方法、工具能回到岗位学以致用，杜绝中高层对知识、方法、工具的误解和错用，发现问题，及时纠正，因此有必要进行一天的行动学习辅导与复盘；因为从多年的培训辅导实践上看，很多人“训时顿悟，遇境生谜”，意思是在培训的时候感觉什么都懂了，但回到实际工作中，遇到问题时又是一脸懵。

2、 为了将所学的会议流程和工具，内化于心，外化于行，提高开会的效率，养成长久的职业习惯，并不因时间的推移而逐渐遗忘，有必要进行强化训练与辅导；

3、使公司对培训项目的投入与产出，达到预期的效果，让领导放心，令学员满意。

二、具体操作：                                                              

1、老师和企业之间协商，约定一天的时间；

2、公司抽出几个部门，排定行程，分别开会、复盘与辅导；

3、老师针对每个部门分别参与会议，并进行现场辅导；

4、老师针对每个部门存在的问题做好记录，提炼出共性问题，集中点评与辅导；

5、为了巩固效果，老师**后提供【辅导问题与建议报告】给客户领导和培训部保存；

6、结束辅导，项目结束。

三、成功案例：                                                              

1、重庆保税港集团公司；

2、武汉鹏鼎科技公司；

3、深圳欣旺达上市公司物流中心

4、江西朝晖建筑

5、吉香居食品

6、友华集团

7、华天科技

8、重庆渝北水务

以上公司引进本课程项目获得一致好评