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金迎

《高级文秘、行政助理岗位综合技能提升培训课程》

金迎 / 职业素养、高级礼仪培训师

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课程目标

明确各级行政管理人员的职业发展方向 2、学会编写自己的岗位说明 3、明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识 4、学会奠定非领导的“领导“地位 5、运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 6、有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率 7、规范文档管理为企业运营发挥重要作用 8、提升商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力 9、学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 10、了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象

课程大纲

**部分  职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1、秘书/助理人员的自我角色定位
◇  初级秘书/助理:事务性文员
◇  中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
◇  高级秘书/助理:独立管理+事务处理
视频:为什么不提拔我?
现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
◇  如何提升秘书/助理人员的素质
◇  优秀秘书与一般秘书的差异
——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
**种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1、什么是职业生涯规划?
2、为何要进行个人职业生涯规划?
◇  分析自我,确立人生的方向
◇  准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3、职业生涯规划的简单步骤
◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析
◇  运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人?              →What I want? 我想要什么?
→What I can do? 我能做什么?               →What fit I most? 什么是适合我?
→What I can choose?我能够选择什么?
——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”
运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1、塑造良好的个人职场形象
◇  着装的TOP原则                    ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区
◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
 ——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2、基本商务礼仪
◇  办公室礼仪                        ◇  接待礼仪
◇  电话礼仪与应对技巧
——现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
◇  5S的概念                          ◇  推行5S的重要性
◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能
一、时间管理及工作统筹技巧
◇  时间管理的误区                       

◇  时间管理的原则
 √目标管理与80/20法则                       √缓急轻重的优先管理
 √个人时间与领导工作时间计划与安排         

◇  时间管理小窍门
◇  办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
◇  自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划(小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”)
我们每个人的生命就是**时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。
每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,
但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理
◇  成功组织会议的技巧
◇  组织阶段的工作:
[1]会前准备                 [2]会中协助                  [3]会后整理
◇  会议座次安排的学问
练习:小组讨论:如何协助召开公司例会       案例:如何应对会议中的“漏洞”?
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍         ◇  收集信息工作的三个诀窍
◇  信息的查实及传递                         ◇  信息的储存与保密
2、文档管理
◇  文档分类及储存的工作规范                ◇  文档查阅及分装的工作规范
◇  文档销毁及保密的工作规范(案例:李秘书的返工引起的深思)
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
◇  通用公文:
→ 报告                → 请示                → 批复                → 函
→ 决定                → 公告                → 通告
◇事务公文:
→ 工作计划                    → 工作总结                  → 会议纪要
◇礼仪文书:
→ 请柬                        → 介绍信                    → 推荐信
——案例分享:请示/报告混为一体
撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写

第三部分  统筹管理篇
一、 秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
——游戏导入:**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1、成功沟通的秘诀
◇  学会聆听:不轻易打断对方的话               ◇  怎样反问:了解对方的需求
◇  如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是      ◇  表明立场:拒绝的艺术
◇  提出解决方案:提出2-3个解决方案(案例:如果是你该怎么说?)
2、有效沟**程及环节
◇  信息发送、接收、反馈             

◇  有效发送的技巧(现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事)

3、认识你的沟通对象
◇  与上级沟通的原则                   ◇  与各种性格的领导打交道技巧
◇  跨部门的沟通技巧(游戏:究竟是谁的错?)
二、行政管理人员办公室事务管理
◇  后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

◇  办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
◇  员工安全和保密工作
◇  公共关系管理
全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
 ——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理
◇  事务工作有哪些                            ◇  学会列事务清单
◇  用项目计划管理工作(演练:如何设计大型接待计划并实施)
四、课程分享:我学到了什么?


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