行政文秘实务-诺达名师文员培训

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郭剑华

行政文秘实务

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课程目标

通过本课程的学习，学员可以掌握： æ 公文写作方法和技巧 æ 如何简洁、有效的使用邮件 æ 识别与适应不同领导风格 æ 复杂环境下的行政工作 æ 高效的沟通技巧与语言表达

课程大纲

阶段一：专业行政文秘

单元一行政秘书角色认知及发展

æ 角色的诠释

n 秘书的角色认知

n 秘书是锻炼人的职业

n 行政人员的角色扮演－管家、助手、人际

n 如何对待行政工作

æ 行政文秘人员必备的条件和素质

æ 行政文秘人员应掌握的知识和技能

æ 行政文秘人员的职业生涯规划

单元二行政秘书的商务“形象”

æ “职业”形象提升信任指数

æ 你的着装是为“将来”而穿

æ 行政秘书的场合着装

æ 女性行政人员的着装要求

æ 男性行政人员的着装要求

单元三行政秘书的商务“礼仪”

æ 良好的礼仪是行政秘书的“通行证”

æ 打造完美的行为举止

æ 不同场景的公务礼仪

单元四行政秘书的“电话”技巧

æ 来自于“电话”的烦恼

æ 拨打电话的时间选择

æ 接打电话的语言套路

æ 让对方**电话，感受到你的“热情”

æ 接听电话的好习惯

æ 挂断电话前，你要注意什么？

æ 发送短信的礼仪

单元五行政秘书的“办公”实务

æ 行政秘书的主要日常工作

æ 行政秘书日常工作的三大特征

æ 行政秘书日常工作的四大作用

æ 行政秘书办公室实务管理

单元六完成角色转换-把握晋升机会

æ 不想当将军的士兵不是好士兵

æ 秘书要学习领导的本领

æ 秘书要学会创造机会，展现自己

æ 要让领导相信你的才能

æ 适当地表现自己

æ 注重自我修炼

æ 如何提升自我

阶段二：进阶行政文秘

单元一成为领导的“贴心小棉袄”

æ 如何成为领导的“贴心小棉袄”

æ 必须充分理了解自己的领导

æ 与领导达成默契

æ 不要介意为领导做分外的事

æ 学会取得领导的信赖

æ 懂得维护领导的尊严

æ 对领导不能盲从

æ 领导出差后秘书应该做什么

æ 正确领悟上司的意思

æ 与上司沟通时的注意事项

æ 如何巧妙的向领导提出建议

æ 与其他部门管理者的沟通

单元二如何与同事“打成一片”

æ 如何与同事“打成一片”

æ 了解同事 –从了解其星座开始

æ 先同事后朋友

æ 办公室不是互诉心事的场所

æ 分享自己的成功不等于炫耀

æ 得理且饶人

æ 部门内部的协调与管理

æ 与其他部门的协调

单元三专业的工作方法介绍

æ 使你的工作系统化

æ 学会用PECA循环法

æ 计划你的工作

æ 给你的工作吃“高效丹”

æ 用图表检查你的工作

æ 有效的WORD使用技巧

æ 有效的EXCEL使用技巧

æ 创造性的解决问题

单元四办公成本控制

æ 降低办公成本原则

æ 办公费用种类

æ 采购管理

æ 实用的财务知识

单元五礼品选择与赠送礼仪

æ 礼品是人际交往的通行证

æ 礼品的选择定位及其注意事项

æ 赠送礼品5W原则

æ 礼品选择与赠送技巧归纳总结

单元六有效的会议管理

æ 导致会议低效的因素

æ 如何有效的组织会议

æ 如何精彩的主持会议

æ 会议顺利进行的小窍门

单元七高效的时间管理

æ 你的时间够用吗？

æ 开篇——你的时间是怎样被浪费的？

n 时间管理水平的自我测试

n 时间管理的“七大隐形杀手”

æ 高效时间运用的技巧

n “四代”时间管理理念的演进

n 走进时间管理的“误区”

n 时间管理“21原则”

æ 结尾篇——走出你的舒适区

n 什么是习惯

n 习惯与舒适区的关系

n 习惯造成的时间陷阱

n 走出你的舒适区

单元八情绪与压力管理

æ 情绪的来源和意义

n 情绪的来源：信念系统

n 传统对情绪的理解

n 局限性信念的三个“思想框架”

n 情绪的四种管理能力

æ 情绪管理技巧的运用

n 情绪处理四步骤

n 处理他人的情绪技巧

n 情绪认知分析技巧

n 逐步抽离法、改变经验元素、腹式深呼吸、冥想法、自我催眠法

æ 认识压力

æ 压力管理技巧的运用

æ 情绪与压力管理方法归纳与总结

阶段三：资深行政文秘

单元一实用的公文写作

æ 公文写作规则和应用技巧

æ 不同文种的语言特点

æ 容易混淆的公文文种处理方法

æ 常用公文写作禁忌

单元二如何简洁有效的使用邮件

æ 主题栏应简洁明了，避免使用刺激性词汇

æ 确保内容无论看起来还是听起来都非常专业

æ 保持简单朴素的风格

æ 邮件内容宜短小精悍

æ 邮件使用的禁忌

单元三制作精彩的PPT

æ 精彩的PPT为领导加分

æ PPT制作常入“雷区”

æ 不同场合的PPT稿件注意事项

æ 正确的PPT制作事项

æ PPT成功三原则

æ 成功PPT六标准

æ 巧妙帮助领导熟悉PPT

单元四识别与适应不同领导风格

æ 性格测试：你和领导的风格是什么？

æ 领导与我：不同风格的匹配

æ 不同风格领导的特征与行为表现

æ 不同风格领导的决策模式

æ 如何有效的适应不同的领导风格

单元五复杂环境下的行政工作

æ 如何应对多重领导

æ 不同领导矛盾中的平衡之道

æ 如何处理好领导与老员工

æ 黄金法则：不可以越级汇报

æ 如何拒绝他人的不合理要求

单元六高效的沟通技巧

æ 望：察言观色，识别肢体语言

æ 闻：有效倾听，闻言知意

æ 问：巧妙提问，尽在掌控

æ 切：了解需求，放空自我

单元七出口成章的表达

æ 表达的重要性

æ 敢于秀出自我

æ 快速整理思路的技巧

æ 出口成章有诀窍

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