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李维

高级文秘、行政助理综合技能实战培训

李维 /

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课程目标

提高中层管理者技能

课程大纲

  **部分  职业素养

  一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

  1、秘书/助理人员的自我角色定位

  ◇  初级秘书/助理:事务性文员

  ◇  中级秘书/助理:事务性文员+协助管理

  ◇  高级秘书/助理:独立管理+事务处理

  ——视频:为什么不提拔我?

  ——现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”

  2、优秀秘书/助理人员的胜任素质

  ◇  如何提升秘书/助理人员的素质

  ◇  优秀秘书与一般秘书的差异

  ——案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?

  **种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。

  二、秘书/助理的职业生涯规划

  1、什么是职业生涯规划?

  2、为何要进行个人职业生涯规划?

  ◇  分析自我,确立人生的方向

  ◇  准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

  ◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力

  ——小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢

  3、职业生涯规划的简单步骤

  ◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析

  ◇  运用“5W提问”法进行自我分析

  → What I am? 我是什么样的人?

  →What I want? 我想要什么?

  →What I can do? 我能做什么?

  →What fit I most? 什么是适合我?

  →What I can choose?我能够选择什么?

  ——走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”

  运用SWOT分析工具认识自我

  三、秘书/助理商务礼仪规范

  1、塑造良好的个人职场形象

  ◇  着装的TOP原则

  ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区

  ◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

  ——案例:为什么不录用我,我错在哪呢?

  2、基本商务礼仪

  ◇  办公室礼仪

  ◇  接待礼仪

  ◇  电话礼仪与应对技巧

  ——现场演示:如何着装让我更优雅和自信

  四、办公室5S管理

  ◇  5S的概念

  ◇  推行5S的重要性

  ◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

  ◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

  ——现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧  第二部分  工作技能篇

  一、时间管理及工作统筹技巧

  ◇  时间管理的误区

  ◇  时间管理的原则

  √目标管理与80/20法则

  √缓急轻重的优先管理

  √个人时间与领导工作时间计划与安排

  ◇  时间管理小窍门

  ◇  办公室接待与电话处理

  ◇ 上级的时间管理与安排

  ◇  自我情绪控制与压力管理

  ◇ 上司出差日程管理与工作计划

  ——小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”

  我们每个人的生命就是**时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。

  每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,

  但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?

  二、会务组织与管理

  ◇  成功组织会议的技巧

  ◇  组织阶段的工作:

  ——会前准备

  ——会中协助

  ——会后整理

  ◇  会议座次安排的学问

  ——练习:小组讨论:如何协助召开公司例会

  →  案例:如何应对会议中的“漏洞”?

  三、信息、文档管理与运用

  1、信息收集

  ◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍

  ◇  收集信息工作的三个诀窍

  ◇  信息的查实及传递

  ◇  信息的储存与保密

  2、文档管理

  ◇  文档分类及储存的工作规范

  ◇  文档查阅及分装的工作规范

  ◇  文档销毁及保密的工作规范

  ——案例:李秘书的返工引起的深思

  四、行政公文写作技巧与处理实务

  1、行政公文写作的基本要求

  2、行政公文的格式

  3、常用行政公文写作及公文格式要素范例

  ◇  通用公文:

  → 报告

  → 请示

  → 批复

  → 函

  → 决定

  → 公告

  → 通告

  ◇    事务公文:

  → 工作计划

  → 工作总结

  → 会议纪要

  ◇    礼仪文书:

  → 请柬

  → 介绍信

  → 推荐信

  ——案例分享:请示/报告混为一体

  撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写  第三部分  统筹管理篇

  一、    秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

  ——游戏导入:**“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。

  1、成功沟通的秘诀

  ◇  学会聆听:不轻易打断对方的话

  ◇  怎样反问:了解对方的需求

  ◇  如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是

  ◇  表明立场:拒绝的艺术

  ◇  提出解决方案:提出2-3个解决方案

  ——案例:如果是你该怎么说?

  为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

  2、有效沟**程及环节

  ◇  信息发送、接收、反馈

  ◇  有效发送的技巧

  ——现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事

  3、认识你的沟通对象

  ◇  与上级沟通的原则

  ◇  与各种性格的领导打交道技巧

  ◇  跨部门的沟通技巧

  ——游戏:究竟是谁的错?

  二、行政管理人员办公室事务管理

  ◇  后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)

  ◇  办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)

  ◇  员工安全和保密工作

  ◇  公共关系管理

  全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末

  ——案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

  三、事物性项目性工作的组织管理

  ◇  事务工作有哪些

  ◇  学会列事务清单

  ◇  用项目计划管理工作

  ——沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施

  四、课程分享:我学到了什么?

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