一是先分类：

为什么先是分类呢？因为管理者可以粗略分出日常性的、重要性的文件，或者紧急的、不紧急的文件。经此一分，重要的、紧急的当然优先处理、加强关注，其余的材料可以先放一放，或者可做常规处置。还有一种，是没有充分依据的材料，必须退回补充研究后才签。

二是看内容：

看内容要看这几个关键；一是题目，特别是应用类公文，比如报告、请示类的，题目一定要清晰准确——在题目上出问题的概率很大。二是看结构，一般要按三段法来写：一写背景，二写问题，三写建议，简单明了，不要弄复杂。三是看最后的建议，是不是把领导的意图体现了，说清楚没有。

三是看格式：

一般不必审核材料的文字格式，主要是看前面的主送单位、后面的时间和报告单位等，有没有明显的错误。如果有附件，还要看一看附件的材料质量。使用签批页的文件，要看看签批页是否混用。

四是看程序：

主要是看签批的程序对不对，有没有签批依据，有没有漏签的，有没有时间签得不对的，有没有签了名字没签意见的。签字本身就是体现公司的管理流程，所以本级管理者在签署自己的意见之前，必须认真阅读前面各级管理者的签批意见，如果不清楚或有明显不同意见的应该沟通后再做处理。